Faire une entente contractuelle
L’entente contractuelle est un document qui définit les responsabilités de chaque partenaire (UQAM, chercheurs et organisation partenaire) dans le cadre d’un projet de recherche, d’une offre de services et un mandat de consultation.
La recherche contractuelle
Afin de distinguer les caractéristiques propres à un contrat, voici un tableau qui met en perspective les différences entre un projet de recherche contractuel et un projet de recherche subventionné.
Contrat de recherche
- Entente légale
- Sujet axé sur des besoins du partenaire
- Livrables bien ciblés
- Termes et conditions spécifiques sur la propriété intellectuelle, les livrables, etc.
Subvention de recherche
- Projet évalué par comité de pairs
- Projet orienté par le chercheur
- Souplesse dans les livrables et le budget
- Aucune restriction quant à la propriété intellectuelle
Caractéristiques communes aux contrats de recherche et aux subventions de recherche
- Tous les projets sont attribués à un chercheur principal et gérés par ce dernier.
- Tous les projets doivent présenter un plan de recherche et un budget incluant des dates de début et de fin.
- Tous les projets impliquant des sujets humains et/ou des animaux et/ou des risques biologiques doivent faire l’objet d’une approbation de la part du comité concerné.
- Tous les projets doivent être conformes aux politiques et procédures de l’université.
Avantages entente contractuelle
Une protection garantie
Lorsqu’un contrat est établi par le SePSI, c’est l’UQAM qui prête son concours pour rechercher une solution satisfaisante entre les parties, lorsque des difficultés relatives au respect des termes du contrat surviennent. De plus, tous les exécutants du contrat (étudiantes, étudiants, professionnelles, professionnels, stagiaires postdoctorales, stagiaires postdoctoraux, etc.) sont placés sous la protection des assurances de l’UQAM.
Une crédibilité accrue
Transiger avec une institution, plutôt qu’avec un individu, constitue une garantie fort valable pour un organisme externe.
Une définition des conditions de réalisation claire
En collaboration avec le professeur et le Service des affaires juridiques, le SePSI s’assure que les conditions de réalisation du projet dans le contrat soient clairement définies : les biens livrables, le coût, les délais de réalisation, les modalités de paiement, la propriété intellectuelle des résultats et leur divulgation, la diplomation des étudiants, etc.
Un apport de revenu non négligeable
Les activités de recherche contractuelle constituent un apport de revenus non négligeable et croissant grâce auquel le professeur peut maintenir des équipes d’étudiants gradués.
Un dossier académique rehaussé
En passant par le SePSI, les contrats de recherche effectués sont considérés officiellement dans le dossier académique du professeur sous la composante recherche.
Une gestion financière assurée
Les Services financiers de l’UQAM se chargent de la gestion financière, de la disponibilité des fonds à être versés par le partenaire, de la préparation des factures et des états de compte, de même que du recouvrement des paiements. La reddition de comptes s’en trouve ainsi formalisée.
Cheminement entente contractuelle
- Trouver un partenaire
Pour ce faire, vous pouvez contacter Julie Médam, conseillère en développement de partenariats et soutien à la mobilisation des connaissances ou Caroline Roger, directrice du SePSI. Celles-ci pourront vous aider dans l’identification de ces partenaires ainsi que dans les démarches visant à prendre contact avec eux.
- Composition du devis
Nous vous suggérons fortement de communiquer avec le SePSI lorsque des discussions avec un partenaire externe (entreprise, ministère, OBNL, etc.) se concrétisent. Le SePSI vous offrira un soutien dans l’élaboration d’un devis qui sera joint à l’entente contractuelle. Toute entente de nature contractuelle qui implique l’UQAM par l’entremise d’un professeur doit inclure un tel devis (offre de services).
Les agents du SePSI se spécialisent dans la composition de devis. Ils peuvent répondre à vos questions ou vous soutenir dans la rédaction. Pour les joindre.
- Établissement des conditions contractuelles
Lorsque le devis est accepté par le partenaire, le SePSI prépare l’entente contractuelle selon la nature du service à rendre. Ce travaille vise principalement à :
- Harmoniser les besoins et les attentes du chercheur et du partenaire avec les politiques de l’UQAM.
- Faire le lien avec les autres services de l’UQAM : Service des affaires juridiques, Services financiers, Ressources humaines et facultés.
- Établir une entente mutuellement bénéfique.
Le SePSI proposera au partenaire l’entente qu’il a préparée. Suite aux négociations entre les parties, les clauses peuvent être bonifiées. L’UQAM peut également accepter les ententes proposées par les partenaires.
- Signature de l’entente
Les ententes sont signées conformément au Règlement no.1 de l’UQAM (Règlement sur la signature des contrats au nom de l’Université et sur les affaires bancaires).
- Ouverture du compte
Le SePSI procèdera à l’ouverture du projet et de la demande de financement dans SIGA selon les conditions indiquées au contrat dès qu’il a en main une version finale de l’entente signée par toutes les parties. Il transmettra ensuite les informations pertinentes aux Services financiers afin que soit ouvert un compte avec la création d’un UBR. Le financement sera rendu disponible par la suite avec le versement des montants dans le compte budgétaire.
- Gestion de l’entente et suivi financier
Une fois l’entente conclue et le projet lancé, le rôle du SePSI est de faire le lien avec les Services financiers ainsi qu’avec les Ressources humaines et de s’assurer que les termes de l’entente sont respectés :
- Remise des livrables
- Modalités de paiement
- Gestion et transfert de la propriété intellectuelle développée dans le projet
Le SePSI peut également participer à :
Identifier des innovations avec un potentiel de commercialisation ou de diffusion